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Dokumentenverwaltung (Rechnungen und Lieferscheine) mit LibertyCommerce7 International

Mit LibertyCommerce7Int. können Sie endlich Ihre Dokumente automatisch und fehlerfrei erstellen!

Die Dokumente werden fortlaufend numeriert und können nach Ihrer Erstellung ohne Weiteres bearbeitet werden. Wenn Sie zum ersten Mal eine Rechnung erstellen, müssen Sie angeben, bei welcher Nummer Sie die Nummerierung beginnen möchten. Beim Jahreswechsel fängt die Nummerierung dann wieder bei 1 an.

In der Dokumentenliste können Sie auswählen, ob Sie Dokumente erstellen oder buchen möchten. Ihre Auswahl wird Ihnen dann jeweils mit einem Pfeil angezeigt: ein grüner Pfeil steht für Ausstellungen, ein roter Pfeil für Buchungen.

Um ein neues Dokument zu erstellen, brauchen Sie bloß auf “Neu” klicken und die Art von Dokument auswählen. Jedes ausgestellte Dokument wird in der Liste wie ein Excel-Dokument angezeigt. Am Ende der Liste steht immer die Gesamtanzahl der angezeigten Dokumente.
Rechts im Feld können Sie verschiedene Optionen auswählen, z.B., ob es um den Umsatz eines einzelnen Monats oder eines ganzen Jahres, eines einzigen oder aller Kunden geht.

Wenn Sie auf eine beliebige Rechnung in der Liste klicken, können Sie deren Inhalt weiter unten einsehen, ohne das Dokument öffnen zu müssen.

Eine weitere Funktion, die Sie bestimmt begeistern wird, ist der Versand von Dokumenten als E-mail im PDF-Format. Um diese Funktion voll nutzen zu können, müssen Sie das Feld “E-mail” in der Kundenkarteikarte ausgefüllt haben.
Wenn Sie auf dieses Feld klicken, wird automatisch ein PDF des ausgewählten Dokuments erstellt und Ihr eingestelltes E-mailprogramm geöffnet. Es erscheint eine E-mail mit der Adresse des Kunden und dem PDF-Dokument im Anhang; die Felder “Betreff” und das Textfeld der Nachricht wurden schon vorher von Ihnen im Programm festgelegt und verfasst.
Wenn Sie ein Dokument erstellen (sofortige Rechnung, Lieferschein) werden die Artikel unverzüglich aus dem Lager ausgebucht.

Wenn Sie dagegen auf den roten Pfeil klicken und somit die Option “Buchung von Dokumenten” auswählen, können Sie (durch Lieferscheine und sofortige Rechnungen) die Artikel ins Lager buchen und dabei die Menge variieren. Die Rechnungen für Dienstleistungen oder gestundete Rechnungen dagegen bewirken keine Ein- oder Ausbuchungen im Lager. Die Rechnungen für Dienstleistungen beziehen sich nämlich auf Dienstleistungen, Beratungen und Arbeitsstunden.
Die gestundeten Rechnungen dagegen beziehen sich auf einen vorhergegangenen Lieferschein und ziehen daher keine Ein- oder Ausbuchungen im Lager nach sich.